年轻人,办公室接电话技巧了解一下?
日期:2019-03-21 浏览
 小小的电话,背后隐藏的门道却不少。不要小看接电话这件事,里面的内容可能不小。能否做好接电话这件小事,也是对于年轻人的一个考验。
 
       一、进入单位一定要迅速记住单位内部的电话,做到看到电话号码就知道是谁打来的,这也是对来电方的尊重。退一万步讲,也要牢记主要领导及各个科室负责人的电话,某领导打电话安排工作,说了半天你却还没有对上号,还有心思听工作安排吗?
 
       二、尽量在第三声电话响之前接电话,时间太长会影响办公室内其他人,时间太短,留给对方准备的时间太少,会吓到对方。
 
       三、接起电话,不论是再熟悉的人首先都要说一声“您好”,既显得有礼貌,又会让对方感到舒服和亲切。
 
       四、接电话过程中,声音要适度,语气要像对女朋友一般。一来可以减小对同一个办公室内其他人的打扰,二来可以提高来电方的好感度。
 
       五、遇到重要的事项,一定要立刻在纸上做记录,好记性不如烂笔头。重要信息要向对方进行确认,不要因为怕让对方反感或者因为对方语气急切而胆怯,省略这个步骤。
 
       六、结束时,尽可能要对方先挂电话。可以避免话没说完电话就被挂掉的尴尬情景,也可以体现出接电话者的素质与礼貌。
 
       七、在遇到陌生电话询问领导、同事电话时,在不能确定其身份和意图的情况下,不能够提供。可以询问对方有什么事情,可否让我代为转达,或者让我帮忙协调。
    
       八、对于投诉电话,真的是个噩梦般的存在。既然是投诉,用词及语气肯定是........。所以,尽量让对方讲,他需要一个宣泄的地方,对方说什么是什么,你需要做的就是把事情的来龙去脉记清楚。用统一口径应对:你反应的事情我了解了,我会转达给相应部门,会尽快给您答复。
 
       九、对于工作时间的私人电话,能10秒就别20秒。
 
       办公室接电话原来还有这么多门道,你是否知道了?